„HALLO...?!“ Sich so zu melden ist unhöflich. Meldet Euch immer mit Eurem Namen am Telefon. Es ist ungenügend und auch unfreundlich nur „Hallo“ zu sagen, wenn man angerufen wird. Ausnahme: Habt ihr Zuhause eine Geheimnummer sagt bitte z. B.: „Guten Tag, wer spricht bitte...?“ Auch wenn man selber der Anrufer ist, sollte man seinen Namen sagen! Eine Stimme am Telefon klingt oft fremd und wird nicht immer und von jedem direkt erkannt. Lass den Angerufenen nicht unnötig raten, das bringt ihn in Verlegenheit oder macht ihn ungeduldig.
Melde Dich geschäftlich - aber auch im privaten Bereich - am besten wie folgt:
„Guten Tag, Andreas am Apparat...“, oder - „Guten Morgen, Firma Müller-Lüdenscheid, Andreas / Andreas Müller / Müller am Apparat.“ Spreche nicht zu schnell, artikuliere deutlich und nimm Dir gerade für diesen ersten Kontakt Zeit. Der Anrufer / der Angerufene möchte gerne wissen, mit wem er es zu tun hat. Beginne immer mit einem freundlichen „Guten Morgen“, „Guten Tag“ oder „Guten Abend“. Mache dann eine winzig kurze Pause. Der Angerufene kann sich jetzt auf den Anruf als solches und auf die Stimme und Person am anderen Ende einstellen. Ob Du jetzt erst Deinen Namen oder gleich den Deiner Firma nennst, ist davon abhängig, ob der Anruf privater oder geschäftlicher Natur ist und ob Dir die Person gegenüber dazu noch persönlich bekannt ist.
Beispiel 1: Andreas und Andrea
Andreas ruft Andrea an. „Hallo Andrea, hier spricht Andreas, rufst Du mich bitte mal im Betrieb zurück, wegen des laufenden Beispiels“. „Klar Andreas, nach der Mittagspause wenn´s Dir recht ist“ Danke Andrea, tschüss“ „Tschüss Andreas“. Andrea ruft Andreas im
Betrieb zurück, der Anruf wird angenommen; „Guten Morgen... (kurze Pause) ...Tanzschule Sehrkorrekt, Verena Sehrkorrekt am Apparat“ „Guten Morgen Frau Sehrkorrekt, hier spricht Andrea Lüdenscheit, ist Andreas Müller in der Nähe?“ „Hallo Andrea... Ich schau mal, einen Moment bitte“ "Guten Morgen, Andreas Müller, wer spricht bitte?“ Hallo Andreas, hier spricht Andrea, ich sollte Dich zurückrufen.“
Beispiel 2: Der Vertreter
„Guten Tag, Tanzschule Sehrkorrekt, Verena Sehrkorrekt am Apparat“. „Guten Tag Frau Sehrkorrekt... (kurze Pause) ...hier spricht Peter Ketchup, von der Firma Kaltimbiss, Sie kennen mich noch nicht, ich erhielt Ihre Telefonnummer von Ihrer Kollegin Frau Tanzbein von der Firma Glanzpaket“.
Das restliche Gespräch ist eher unwichtig für dieses Beispiel.
Beispiel 3: Der Vertreter
Der nächste Vertreter: „Guten Abend, Tanzschule Sehrkorrekt, Verena Sehrkorrekt am Apparat“. „Guten Abend Verena... (kurze Pause) ...die Firma Gemüsefritz, Peter Sellerie am Apparat“. „Ach Hallo Peter, es tut mir Leid, aber Du rufst gerade während eines Tanzkurses an, kann ich Dich später zurückrufen?“ „Entschuldige die Störung Verena, aber das ist nicht unbedingt nötig, es war nur ein Beispiel. Ich rufe Dich Morgen früh an, OK?“ „Danke für Dein Verständnis Peter, tschüss...“ „Tschüss Verena, bis Morgen“
Ungefähr so sollte es sein.
Beispiel 4: so soll es nicht sein (passiert dennoch vielfach)
Peter Ketchup, der Vertreter von eben, ruft an... das Telefon klingelt und klingelt (es dauert eine Ewigkeit). Dann erklingt „Hallo...“. „Guten Morgen... (kurze Pause) ...es spricht Peter Ketchup von der Firma Kaltimbiss, mit wem spreche ich bitte?“ „Tanzschule Keineahnung!“ „Und wer spricht bitte?“ „Wieso, was wollen Sie von uns?“ „Ich hätte gerne den Geschäftsleiter von Ihrem Betrieb gesprochen“. „Ja... der spricht, jetzt sagen Sie mal, was Sie wollen!“
Peter will schon längst nicht mehr, aber er muss, es ist sein Job.
Wählst Du eine falsche Nummer oder wirst Du falsch verbunden - ob es nun am Anrufer oder an der Technik liegt, ist egal - melde Dich korrekt und wenigstens mit: „Entschuldigung, ich habe falsch gewählt /...ich wurde falsch verbunden / durchgestellt“. Bedenke: der Angerufene kann nichts dafür und er wird wegen der falschen Verbindung auch noch in seinen Tätigkeiten oder seiner Ruhezeit gestört! Schon deshalb ist eine Entschuldigung fällig.